İletişim nedir? Etkili iletişim nedir? Etkili İletişimin 17 Kuralı

İletişim nedir? Etkili iletişim nedir? Dinlemeye nasıl hazır olunur? Etkili İletişimin 17 Kuralı nedir? Etkili iletişim nasıl oluşur? sorularının cevabı yazımızda.

İletişim nedir? Etkili iletişim nedir?

İletişim en basit tanımıyla mesaj alışverişidir. Bilgi üretme, aktarma ve anlamlandırma sürecidir.

Katılanların, bilgi/sembol üreterek birbirlerine ilettikleri ve bu iletileri anlamaya, yorumlamaya çalıştıkları bir süreçtir.

İletişim tek taraflı bir faaliyet olmayıp mesaj iletmenin yanı sıra, o mesajın biri tarafından da alınması ve değerlendirilmesi gerekmektedir. Bu nedenle iletişim kavramı tek yönlü bir davranış olmayıp etkili iletişim kavramı ile desteklenecek çift taraflı bir ilişki olduğunu düşünmek daha uygun olacaktır.

İnsanlar, duygu ve düşünce görüş ve öneri, fikir ve isteklerini diğer insanlara yazılı, sözlü, sözsüz iletişim yollarını kullanarak aktarmaktadır.

Bireylerin, iyimserlikleri ya da kötümserlikleri, kültürel değerleri, inançları, yaşadıkları coğrafyaları, ekonomik düzeyleri,  meslek türleri, toplumsal statüleri, eğitim düzeyleri onların hayata bakışlarını oluşturacaktır.

Dolayısıyla insanların hayata bakış açılarındaki farklılık onların kendilerini ifade etmelerinde önemli rol oynayacaktır. Yazılı ve sözlü olarak anlatılan ifadeler istenen mesajları aktarabilmek için belli özelliklere sahip olması gerekmektedir.

Yöneticiler açısından yönettikleri şey çok önemlidir. Şüphesiz ki yöneten kişinin yönetim hakkındaki bilgi, beceri ve kabiliyetleri önemlidir. Yöneticinin eğitimi, kişisel özellikleri, hayata bakışı, kültürü ve değer yargıları çok önemlidir. Aynı şekilde yönetilen kişinin de bilgisi, becerisi, yeteneği, eğitimi, hayata bakışı, kültürü ve değer yargıları çok önemlidir.

Yöneten, İletişim ve Yönetilen

Kişilerin etkin bir yönetici olmasında iletişim becerisi çok önemlidir. Tüm araştırmalar göstermiştir ki, günümüzde iş hayatındaki başarının % 85’i etkin iletişime dayanmaktadır.

İş hayatındaki hataların % 70’i de kusurlu iletişimden kaynaklanmaktadır. İş hayatındaki kayıpların, israfın % 80’i yanlış iletişime dayanmaktadır. Yöneticiler zamanlarının % 45’ini dinlemekle, % 30’unu konuşmakla, % 10’unu okumakla ve % 9’unu yazmakla geçirmektedirler.

Gönderilen mesajlarda algılanan anlamın yalnızca % 7’si kelimelerle, anlamın % 38’i ses tonundan ve % 55’i konuşma dışı olan mimik ve hareketlerden anlaşılmaktadır.

Tepe yönetiminden gönderilen mesajlar, emir hattını takiben işçilere filtre edilerek ininceye kadar bir mesajın % 80’ yolda ya kaybolmakta veya tamamen şekil değiştirmektedir.

Tekrar hatırlayabilmek üzere herhangi bir vasıtaya müracaat edilmedikçe sözlü bir mesajın % 50’si alındıktan 20 dakika içinde, % 20’si ise takip eden 8 saat içerisinde,% 10’da ertesi güne kadar unutulmaktadır. Diğer bir ifade ile bir mesajın % 80’i 24 saat içerisinde unutulmaktadır.

Etkili iletişim nasıl oluşur?

Etkili iletişim ya da iletişimin etkili olması göndericinin mesaja yüklediği anlam ile alıcının algıladığı mesajın aynı olmasıdır. Aksi takdirde iletişim kavramı bizler açısından gürültü kirliliğinden öteye gidemeyecektir.

İletişimde başarısızlık, göndericinin kastettiği ile alıcının algıladığı arasında bir boşluk veya fark olduğu zaman vuku bulur. Birçok hallerde, iletişimdeki başarısızlık, sosyal, duygusal veya kültürel kaynaklarda vuku bulan parazitten meydana gelmektedir.

İletişimin etkili iletişim olabilmesi için 4 temel bileşenin bu süreçte yer alması gerekmektedir.

1. Mesaj Gönderme (Konuşma) Becerisi,

Gönderme becerilerinizi geliştirmede 8 öneri, mesajın gönderilme başarısını artırmaya yardımcı olacaktır.

• Mesajınıza “sahip çıkmak” için ben ve benim gibi kişisel zamirleri kullanınız.
• Mesajınızı açık, tam ve belirgin yapınız.
• Sözlü olan veya olmayan mesajlarınızı birbiriyle uyumlu şekilde yapınız.
• Mesajınızı bir defadan daha fazla tekrarlayınız.
• Mesajlarınızı algılanan frekanslarda yaymanın yollarını arayın.
• Mesajınızı alıcının fikir düzeyine uygun olarak yapınız.
• Duygularınızı adlandırarak eylem kelimeleriyle ifade ediniz.
• Yorumlama veya değerlendirme yapmaksızın iletiyi direkt gönderiniz.

2. Mesaj Algılama (Dinleme) Becerisi

Algılama becerilerinde 2 temel kriter vardır.

• Anlayışla dinlemeye kendinizi hazırlayınız. Göndericinin fikir ve duygularını anlamayı arzuladığınız niyetinizi karşınızdakine hissettiriniz.
• Dinlerken göndericinin mesajını muhakeme etmek, değerlendirmek, onaylamak veya onaylamamak gibi eğilimlerden kaçınınız

3. Mesaj Yorumlama (Özümleme) Becerisi

Mesajın göndericiden alındıktan sonraki adım, o mesajın doğru olarak yorumlanmasıdır. Ne yazık ki bizim doğru olarak yorumlama yeteneklerimizi etkileyen pek çok değişken vardır. Bunlar 5 sınıfta gruplandırılabilir.

• Geçmiş tecrübeleriniz,
• Kabulleriniz, taraf tutmalarınız veya ön yargılarınız,
• Beklentileriniz,
• Bilgi ve öğreniminiz,
• O anda ki ruh haliniz veya duygularınız.

4. Geri Bildirimde Bulunma (Cevaplama) Becerisi

Etkili iletişimdeki bu son evre mesajın sağlaması anlamına gelir. Bu evre tanımlandıktan sonra iletişimin başarısı ya da başarısızlığından söz etmek mümkün olabilecektir.

Etkin İletişimin 17 Kuralı

Kodlama, Kodu çözme, geribildirim ve eylem planı-son kademe ana başlıkları ile etkin iletişim için 17 kural vardır.

          Kodlama

1. Ne söylemek istediğinizi ve onu nasıl söyleyeceğinizi biliniz.
2. Nereden buraya geldiğinizi biliniz.
3. Uygun iletişim kodlarını kullanınız.
4. Mesajı esas konu üzerinde yoğunlaştırınız.
5. Zamanın %50‘sinden daha fazla konuşmayınız.
   

   Kodu Çözme

6. Aktif bir şekilde dinleyiniz.
7. İletişim için sorumluluğu kabulleniniz.
8. Sorular sorunuz, yönlendiriniz.
9. Niyet edilen amacı biliniz.
10. Beden diline dikkat ediniz.
    

    Geribildirim

11. Yanlış anlamaları bertaraf etmek için özetleme yapın.
12. Her mesajı takip edin.
13. Doğru ateş ediniz, kuru sıkı atmayınız.
14. Esas manzara veya görüntüyü ortaya koyunuz.
    

    Eylem Planı-Son Kademe

15. Problemler üzerinde eyleme geçmeye yeteneksiz veya isteksiz olup olmadığınızı saptayınız.
16. Düşünceyi alternatif çözümlere yönlendiriniz.
17. Eylem planının son kademesi olarak istenen davranış değişikliklerinin ilerlemesini kontrol ediniz.

Dinlemeye nasıl hazır olunur?

Dinleme eyleminde dikkat edilecek hususları şu şekilde ifade edilebilecektir;

• İlk iş elinizde ne ile meşgulseniz onu hemen bırakmalısınız.
• Konuşan şahsın gözlerinden, gözlerinizi ayırmadan bakmalısınız.
• Dinlemeye hazır olmak aynı zamanda zihinsel ayarlamaları da içerir.
• Yapmamız gereken diğer bir zihinsel ayarlama da savunmada olmayı durdurmaktır.
• Bir başka zihinsel ayarlama da tarafsız kalmaya özen göstermektir.
• Akıl vererek, onaylayarak, yönlendirmeden.

Ayrıca bakınız

• Etkili iletişim için bilinmesi gereken 3 altın kural